Como criar filtros no Gmail como um profissional

Um dos serviços de e-mail mais utilizados do mundo, o Gmail, do Google, conta com muitas ferramentas que ajudam o usuário a manter sua Caixa de entrada em ordem, como os filtros. Mas, apesar de todos os benefícios que a ferramenta proporciona, poucos usuários têm domínio sobre ela e conseguem tirar o melhor proveito do que ela pode oferecer.

Criando filtros no Gmail (Foto: Reprodução)

Com o objetivo de permitir que os usuários utilizem a opção do Gmail da maneira mais eficiente possível, o TechTudo resolveu montar um guia completo, que pretende abordar todas as principais tarefas que podem ser executadas e como os filtros podem facilitar a vida diária dos usuários do serviço de e-mail do Google.

Passo 1. Para criar um filtro, o usuário tem duas opções. A primeira e mais simples é clicando na seta para baixo ao lado da lupa do sistema de pesquisas do Gmail. Nela, o usuário começará fazendo uma pesquisa normal que, no final, será transformada em um filtro. A segunda é clicando na engrenagem (ou roda dentada), selecionando a opção Configurações e, depois, clicando em Filtros. A segunda opção, além de permitir que o usuário crie novos filtros, possibilita que os filtros já criados sejam editados ou excluídos pelo usuário.

Passo 2. Uma vez aberta a tela de pesquisa, que é utilizada para criar os filtros, os usuários se deparam com oito campos distintos, que podem ser utilizados de maneira individual ou simultaneamente. Quanto mais informações forem adicionadas aos campos, mais preciso e, consequentemente, mais específico será o filtro criado.

Tela de definição dos parâmetros utilizados na criação de um filtro no Gmail (Foto: Reprodução/Ricardo Fraga)

Criando filtros avançados

Passo 3. Apesar de constarem na tela de criação de filtro, que, na verdade, é a mesma tela utilizada para fazer pesquisas no Gmail, os campos “Pesquisar” (que permite selecionar apenas um marcador) e “Data entre” (que permite pesquisar entre um intervalo de datas) não serão abordados neste tutorial pois a utilização deles não faz sentido ao se criar um filtro.

Passo 4. Campo “De”: como o próprio nome já indica, o campo “De” serve para que o usuário filtre mensagens de acordo com o remetente. Nele, o usuário pode indicar o endereço de e-mail de um contato, ou até mesmo o nome do contato. Assim sendo, pode-se criar um filtro para todas as mensagens que forem enviadas pelo contato “usuario@gmail.com” ou para todos aqueles que me enviarem mensagens e se chamarem “Ricardo Fraga” (no caso de nomes, a utilização de aspas é obrigatória). Este campo completa automaticamente as informações de acordo com que o usuário vai digitando o endereço de e-mail do contato, o que facilita na hora de criar um filtro.

Passo 5. Campo “Para”: como o próprio nome já indica, o campo “Para” serve para que o usuário filtre mensagens de acordo com o endereço do destinatário. Apesar de, a princípio, não fazer muito sentido, uma vez que, teoricamente, todas as mensagens deveriam ser enviadas somente ao endereço do usuário, muitas pessoas recebem mensagens enviadas para listas e grupos de discussão, bem como centralizam, no Gmail, múltiplas contas de e-mail. Neste campo, o usuário pode definir para qual endereço de e-mail a mensagem deverá ser enviada para que o filtro entre em ação. Da mesma forma que o campo “De”, o “Para” também conta com um preenchimento automático de contatos, o que também facilita a criação do filtro.

Passo 6. Campo “Assunto”: neste campo, o usuário poderá definir quais palavras ou frases completas deverão existir no assunto da mensagem recebida para que ela siga as definições do marcador. O usuário pode definir, por exemplo, que todas as mensagens que contiverem a palavra “promoção” no assunto sejam enviadas automaticamente para a Lixeira ou para o marcador Spam. Para especificar parte de uma frase específica, ela deve estar entre aspas, caso contrário, o filtro entenderá que o assunto deverá conter todas aquelas palavras, independente da ordem. Exemplo: em uma mensagem tem o assunto “Promoção do Dia dos Pais relâmpago”, caso o usuário crie um filtro com “promoção relâmpago” entre aspas, a mensagem citada não se encaixará nos parâmetros, uma vez que as duas palavras encontram-se trechos distintos do assunto. Apesar de ser um excelente recurso, caso o usuário não fique atento, o filtro pode acabar pegando mais ou menos mensagens por conta de um possível erro.

Passo 7. Campo “Contém as palavras”: este campo é utilizado quando o usuário quer fazer uma filtragem de acordo com algumas palavras contidas no corpo da mensagem. Ele leva em consideração somente o corpo da mensagem, ignorando os demais campos. Da mesma forma que no campo “Assunto”, o usuário também pode especificar apenas algumas palavras soltas ou frases inteiras. Esta opção é excelente caso o usuário queira se livrar de spam, criando um filtro contendo a frase “Caso não consiga visualizar o e-mail” entre aspas e se livrar de boa parte das malas-diretas enviadas pelas lojas online.

Passo 8. Campo “Não tem”: o funcionamento do campo “Não tem” é o inverso do campo “Contém as palavras”. Ele filtrará todas as mensagens que não contenham uma determinada palavra ou frase especificada pelo usuários. Apesar de muito útil, ele é bem menos utilizado que o campo anterior, uma vez que o resultado da sua filtragem tende a ser bem mais amplo que o do campo “Contém as palavras”.

Passo 9. Campo “Com anexo”: como o próprio nome já diz, se marcado, este campo tem a única finalidade de identificar toda e qualquer mensagem que contenha um arquivo anexado. Diferente dos demais campos, que têm algumas variáveis, o “Com anexo” somente pode ser ativado ou desativado, sem que o usuário possa adicionar operadores em seu funcionamento.

Utilizando parâmetros avançados

Usando parâmetros avançados no Gmail (Foto: Reprodução)

Passo 10. Além das funções básicas explicadas anteriormente, alguns campos da ferramenta de filtragens do Gmail aceitam a utilização de operadores. Estes operadores são o “OR” (“OU”, em inglês) e o “AND” (“E”, em inglês). Com exceção do campo “De”, onde somente o “OR” pode ser utilizado e do “Com anexo”, onde não é possível utilizar parâmetros, em todos os demais, ambos os operadores podem ser utilizados normalmente. A função de cada um será explicada a seguir.

Passo 11. Operador “OR”: este operador é utilizado para que o usuário possa adicionar duas informações ao campo, onde uma ou outra devem ser obedecidas na hora de o Gmail realizar a filtragem das mensagens. Suponhamos que o usuário queira criar um filtro em que as mensagens provenientes de dois amigos sejam arquivadas em um mesmo marcador. Ele poderia criar dois filtros distintos, mas também pode utilizar o operador para facilitar o trabalho. Para isso, basta que ele adicione, ao campo “De”, os endereços de ambos os amigos da seguinte forma: “amigo1@gmail.com OR amigo2@gmail.com”. Vale ressaltar que o operador precisa, necessariamente, estar em letras maiúsculas para que o Gmail o interprete como tal. O usuário também pode querer que as mensagens que contenham “Dia das Mães” ou “Dia dos Pais” no assunto sejam filtradas. Para isso, basta adicionar o seguinte conteúdo ao campo “Assunto”: “Dia das Mães” OR “Dia dos Pais”.

Passo 12. Operador “AND”: o funcionamento deste operador é o oposto do operador “OR”. No anterior, o usuário pode definir várias informações que poderão existir em um determinado campo, mas que não precisam existir ao mesmo tempo. Suponhamos que o usuário quer filtrar todas as mensagens que sejam enviadas, ao mesmo tempo, para o seu próprio endereço de e-mail e para um amigo. Assim, ele pode adicionar, ao campo “Para”, as seguintes informações: “meu.email@gmail.com AND meu.amigo@gmail.com”. Assim, o Gmail apenas filtrará as mensagens que atenderem aos dois critérios. Lembrando que, da mesma forma que o “OR”, o operador “AND” também deve ser escrito todo em letras maiúsculas.

Passo 13. Vale ressaltar que, atualmente, o Gmail não permite a utilização dos operadores “OR” e “AND” entre os campos. Assim, o usuário não pode definir que um filtro entrarão em ação caso a mensagem seja enviada do remetente usuario@gmail.com ou que contenha a palavra “Orçamento” no assun. Caso o usuário especifique ambos as informações ao criar o filtro, o Gmail entenderá que ambas deverão existir para que o filtro entre em ação.

Passo 14. Operador “-” (hífen): o “-”, também conhecido como hífen ou sinal de menos, é utilizado para excluir alguma informação de um determinado campo. Diferente da filtragem normal que o Gmail faz, onde ele procura campos que cumpram aquela determinada ordem (conter ou não um endereço de e-mail ou palavra), com este operador, o Gmail exclui um determinado parâmetro informado pelo usuário. Caso o usuário queira aplicar um filtro em todas as mensagens que forem enviadas para o Amigo 1 e para o Amigo 2, mas que não tenham sido enviadas para o Amigo 3, basta utilizar as seguintes informações: “amigo1@gmail.com AND amigo2@gmail.com AND -amigo3@gmail.com”. O operador “-” pode ser utilizado em todos os campos da filtragem.

Passo 15. Uma vez concluída a inserção de todas as informações que o Gmail utilizará para filtrar as mensagens que chegarem na conta do usuário, é hora de definirmos quais ações o filtro terá que executar. Para isso, basta que o usuário clique em hoje, Criar filtro com esta pesquisa », localizado no canto inferior direito da janela de pesquisa.

Tela de definição das ações de um filtro no Gmail (Foto: Reprodução/Ricardo Fraga)

Definindo as ações dos filtros

Passo 16. Agora que metade do serviço já foi feito, chegou a hora de o usuário definir o que quer que seja feito com as mensagens que atenderem as regras inseridas na página anterior. Explicaremos, a seguir, o que cada uma das opções faz e como elas devem ser utilizadas.

Passo 17. Ação “Ignorar a caixa de entrada (Arquivar)”: caso o usuário marque esta ação, o Gmail não exibirá as mensagens que obedecerem aos critérios inseridos na tela anterior na Caixa de entrada. Se o usuário não definir um marcador ao qual ela deverá ser atribuída (veremos isso a seguir), as mensagens somente poderão ser encontradas através de uma pesquisa ou se o usuário selecionar a opção Todos os e-mails.

Passo 18. Ação “Marcar como lida”: esta ação é muito interessante caso o usuário crie um filtro para mensagens que são enviadas automaticamente para a sua conta, mas que não têm importância alguma. Afinal, muitos usuários utilizam o Gmail para manter um histórico de mensagem, mesmo que elas não venham a ser lidas posteriormente.

Passo 19. Ação “Marcar com estrela”: esta ação é interessante quando o usuário quer selecionar algumas mensagens importantes. Ao fazer com que o Gmail marque determinadas mensagens com estrela, o acesso a elas é facilitado através da opção Com estrela localizada no menu esquerdo do Gmail.

Passo 20. Ação “Aplicar o marcador”: quando o usuário tem o objetivo de deixar a sua Caixa de entrada o mais organizada possível, os marcadores são a solução perfeita. Ao selecionar a ação e definir um marcador, todas as mensagens que atenderem aos requisitos do usuário serão automaticamente marcadas com ele. Se utilizado em conjunto com a opção “Ignorar a caixa de entrada (Arquivar)” (passo 17), a mensagem sequer será exibida na Caixa de entrada do usuário e as mensagens ficarão muito mais organizadas.

Passo 21. Ação “Encaminhar”: atualmente, é comum que o usuário tenha mais de uma conta de e-mail. Com esta ação, o usuário pode definir que determinadas mensagens sejam encaminhadas para uma conta externa sempre que se enquadrarem nas regras informadas anteriormente. Para que isso seja possível, o usuário deverá inserir um e-mail externo e, através de um código enviado para ele, confirmar ser de sua propriedade.

Passo 22. Ação “Excluir”: esta ação é excelente para mandar, diretamente para a Lixeira, mensagens enviadas por lojas virtuais ou por aqueles amigos que só sabem enviar correntes. Se utilizada em conjunto com os parâmetros “De” e “Assunto”, a ação “Excluir” se torna uma excelente arma contra as mensagens indesejadas.

Passo 23. Ação “Nunca enviar para Spam”: o Gmail conta com um algoritmo que tenta detectar, de maneira proativa, mensagens que tenham sido enviadas em massa (para vários usuários). Mas, apesar de muito inteligente, a ferramenta se engana e, por vezes, acaba marcando como spam uma mensagem legítima. Assim, esta ação pode ser utilizada para garantir que uma mensagem de um determinado remetente nunca seja enviada para o marcador Spam e, também, em conjunto com a ação “Aplicar o marcador” (passo 20), uma vez que o usuário, em teoria, já sabe de onde a mensagem partiu.

Passo 24. Ações “Sempre marcar como importante” e “Nunca marcar como importante”: estas ações, obviamente, têm um comportamento oposto uma da outra. Ela é muito interessante para o usuário que faz uso da Caixa prioritária do Gmail, uma vez que, ao marcar uma mensagem como importante, ela será exibida lá. Ao mesmo tempo, o usuário pode definir que uma mensagem vinda de um determinado amigo nunca seja marcada como importante.

Passo 25. Ação “Também aplicar o filtro a X correspondentes a conversa”: caso uma mensagem já existente na conta do usuário se enquadre em uma das regras inseridas na página anterior, o Gmail permitirá que as mesmas ações que serão tomadas com as novas mensagens, também sejam tomadas com as antigas. Esta é uma excelente ação a ser marcada, principalmente quando já há muitas mensagens que se enquadrem no filtro.

Passo 26. Vale ressaltar algumas observações sobre as ações. A primeira delas é que não há a possibilidade de se encaminhar mensagens através de filtros que contenham, no campo “De”, o endereço do próprio usuário. Da mesma forma, a opção de encaminhar mensagens somente funciona para as que chegarem após a criação do filtro, não para as que já existirem na conta do usuário.

Passo 27. Uma vez terminada a criação do filtro, basta que o usuário clique em Criar filtro. A partir deste momento, todas as mensagens que chegarem e obedecerem a um dos critérios estipulados, serão tratadas de acordo com a ações definidas pelo usuário.

Fonte: 

http://www.techtudo.com.br/dicas-e-tutoriais/noticia/2012/08/como-criar-filtros-no-gmail-como-um-profissional.html